Administrador de fincas como encargado de la protección de datos de comunidades de propietarios

Las comunidades de propietarios son responsables del tratamiento de datos personales en el marco de su gestión. Sin embargo, cuando cuentan con un administrador de fincas, este actúa como encargado del tratamiento. En este sentido, se establece una relación en la cual la comunidad es la responsable de los tratamientos y el administrador actúa en calidad de encargado. Ambos deben cumplir con la normativa de protección de datos, la cual establece una serie de obligaciones. 

Obligaciones de las comunidades y los administradores 

Dentro de las obligaciones establecidas por la normativa de protección de datos, se encuentra la creación del registro de actividades de tratamiento. Este registro debe contener información detallada sobre los tratamientos de datos que realiza la comunidad o el administrador en su nombre. 

Además, tanto la comunidad como el administrador deben cumplir con el derecho de información, informando a los propietarios sobre los tratamientos que se llevan a cabo y proporcionando información clara y concisa sobre cómo se utilizan sus datos personales. 

Asimismo, deben atender los derechos de protección de datos de los propietarios, como el derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Esto implica que deben facilitar a los propietarios el ejercicio de estos derechos y responder a sus solicitudes en un plazo razonable. 

Otra obligación importante es determinar la legitimación de los tratamientos de datos. Esto implica que tanto la comunidad como el administrador deben tener una base legal para llevar a cabo el tratamiento de datos, ya sea el cumplimiento de una obligación legal, el consentimiento del interesado u otro fundamento legal establecido en la normativa. 

Por último, el contrato entre la comunidad y el administrador debe incluir cláusulas de protección de datos que establezcan las responsabilidades y obligaciones de ambas partes en relación con el tratamiento de datos personales. 

Guía de Protección de Datos y Administradores de Fincas 

Con el fin de ayudar al cumplimiento de estas obligaciones, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado la Guía de Protección de Datos y Administradores de Fincas. Esta guía proporciona información detallada y orientación sobre cómo cumplir con la normativa de protección de datos en el contexto de las comunidades de propietarios. 

La guía aborda temas como la creación del registro de actividades de tratamiento, el cumplimiento del derecho de información, el tratamiento de los derechos de protección de datos de los propietarios, la determinación de la legitimación de los tratamientos, y las cláusulas de protección de datos que deben incluirse en el contrato entre la comunidad y el administrador. 

Esta guía es una herramienta útil para las comunidades de propietarios y los administradores de fincas, ya que les proporciona orientación práctica sobre cómo cumplir con la normativa de protección de datos y garantizar la privacidad y seguridad de los datos personales de los propietarios. 

Acceso a la información en las comunidades de propietarios 

En el contexto de las comunidades de propietarios, es posible que los propietarios deseen conocer información sobre el resto de propietarios del inmueble. El Reglamento General de Protección de Datos contempla el interés legítimo como una base legal para el tratamiento de datos personales. En este sentido, existe un interés legítimo por parte de un propietario de conocer el nombre y apellidos del resto de propietarios. 

Es importante tener en cuenta el principio de minimización de datos al facilitar esta información. En otras palabras, la comunicación de datos debe limitarse a aquellos que sean adecuados y pertinentes para la finalidad de conocer la identidad de los propietarios. No es necesario proporcionar información excesiva o innecesaria, que no contribuya al interés legítimo del propietario. 

Limitaciones en el acceso a la documentación de la comunidad 

La Ley de Propiedad Horizontal establece que el administrador debe actuar como secretario de la Junta y custodiar la documentación de la comunidad. Sin embargo, este acceso a la documentación no implica un acceso generalizado a toda la información que pueda contener datos personales. El acceso debe limitarse a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y limitados en relación con los fines para los que son tratados. 

Es importante evaluar si el acceso a los documentos cumple con el principio de proporcionalidad. Esto implica que el acceso debe ser idóneo, necesario y equilibrado para lograr la finalidad perseguida, que en este caso es el control del buen gobierno de la comunidad. No se debe permitir un acceso directo a documentos que contengan información irrelevante o no necesaria para este fin. 

Protección de datos y finalidad del tratamiento 

Es fundamental asegurarse de que la finalidad del tratamiento de datos en las comunidades de propietarios se limite a aquella que está establecida en la Ley de Propiedad Horizontal. Los datos personales recopilados no deben utilizarse para fines distintos de aquellos para los que fueron recogidos inicialmente. 

Por ejemplo, la exhibición de directorios con datos de domicilio de los propietarios o números de cuenta corriente no contribuye a la finalidad de control de la buena administración de la comunidad y, por lo tanto, no cumple con el principio de proporcionalidad. Del mismo modo, la exhibición de nóminas de empleados de la comunidad que contengan información irrelevante o innecesaria también sería contraria a la normativa de protección de datos. 

En cualquier caso, es importante informar a los propietarios sobre las retribuciones satisfechas a los empleados, con un desglose claro de los conceptos retributivos, dentro de los límites establecidos por la normativa de protección de datos. 

Conclusiones 

Las comunidades de propietarios y los administradores de fincas tienen la responsabilidad de cumplir con la normativa de protección de datos en el tratamiento de los datos personales de los propietarios. Esto implica la creación del registro de actividades de tratamiento, el cumplimiento del derecho de información, la atención a los derechos de protección de datos, la determinación de la legitimación de los tratamientos y la inclusión de cláusulas de protección de datos en el contrato. 

La Guía de Protección de Datos y Administradores de Fincas proporciona orientación útil para cumplir con estas obligaciones y garantizar la privacidad y seguridad de los datos personales de los propietarios. 

Es importante tener en cuenta el principio de minimización de datos al proporcionar información sobre los propietarios, limitando la comunicación de datos a aquellos que sean adecuados y pertinentes para la finalidad legítima de conocer la identidad de los propietarios. 

El acceso a la documentación de la comunidad debe estar sujeto al principio de proporcionalidad, limitándolo a aquellos datos que sean estrictamente necesarios para el control del buen gobierno de la comunidad. 

En resumen, el cumplimiento de la normativa de protección de datos en las comunidades de propietarios es fundamental para garantizar el respeto de los derechos de privacidad de los propietarios y mantener la confianza en la gestión de la comunidad.